高校檔案管理開放性價值取向研究

 論文欄目:價值取向論文     更新時間:2019/12/6 10:58:02   

摘要:在信息化成為全球發展共同路徑選擇的背景下,信息公開已成為國家建設的重要決策。作為信息公開重要窗口的高校檔案機構在管理的開放性問題上仍面臨著不少問題??悸塹嬌鷗咝5蛋覆壞欣誄浞質迪指咝5蛋缸隕淼男畔⒓壑?,更為高校檔案機構的自我提升注入動能。因此,在確定高校檔案管理開放的保密性、及時性與檔案實體安全性的前提下,為進一步推進高校檔案管理的開放性應制定信息密級標準,確定檔案開放起始時間,聚焦高校檔案管理人員的基本服務工作。

關鍵詞:信息公開;高校檔案管理;開放

計算機的廣泛應用從根本上推動了社會各方面的發展,信息化便是對此過程的精確概括。如今,在信息時代,信息成為一種資源已是人們的共識。檔案———作為人們以往社會實踐活動當中形成的具有重要記錄作用的信息資源,在資源流動和信息開放利用的今天其功能必須納入公眾視野。伴隨著我國建設服務型政府的理念不斷推進,人們對國家、地區以及行業信息公開化的要求與日俱增。作為公共事業的一個部門的檔案機構,包括作為高校信息公開重要窗口的高校檔案機構的信息公開化已然成為其當前發展的必然趨勢。特別是2008年我國頒布并實施了《中華人民共和國政府信息公開條例》,政府信息公開化邁進了有法可依的新階段。至于高校,我國教育部于2010年9月頒布第29號令———《高等學校信息公開辦法》。那么,在教育領域拓展信息公開化———高校檔案信息的開放工作面臨著多重挑戰。一方面,目前高校檔案機構在獲取、提供檔案信息為主要服務的構想和策略遠遠不能滿足基本需求;另一方面,封閉高校檔案信息更難以適應信息公開背景下高校檔案機構自我提升的基本要求以及奉行創新服務的發展理念。為此,筆者針對進一步優化高校檔案管理開放性機制進行查考,以求為高校檔案管理開放性建構和具體實踐提供些許有益思考。

一、信息公開下高校檔案管理開放性的多維價值及開放性原則

(一)信息公開下高校檔案管理開放性的多維價值

1.開放高校檔案是實現高校檔案自身價值的有效途徑。檔案資源是國家重要的信息資源之一,它關乎國家、社會、人民生產生活的各個領域。作為一種可靠的社會記憶,不僅有著歷史價值,更具有影響政治、經濟、文化、科技等多方面的作用。在我國,高校檔案不僅涵蓋高?;窘萄?、學生情況、行政領域,而且高校的黨群材料,也不乏科研、基本建設、儀器社會、產品生產和各種出版物的信息,另外,還涉及外事類、財會類,關聯著高校正常運轉的方方面面,它們對高校的各項發展也起著重要的作用。高校檔案是高校歷史的回憶錄,檔案勾連起來的歷史與現實之間的距離,使高校檔案負載著特殊的回溯性特征。針對高校檔案所蘊藏的不同信息進行了解、整理、分類、完善等工作,提煉出對高校自身建設,對公眾生產生活真正有用的信息,使其做到物盡其能,才能使曾經塵封在高校檔案館中的各類檔案孕育新的信息,不斷產生對社會有用的新效益,進而體現自身的存在價值。2.開放高校檔案是信息化時代發展高校檔案工作的基本要求。目前,我國不少高校正在努力擴大本校檔案的信息化規模,大幅提升高校檔案管理人員的信息化意識,為開放高校檔案工作奠定基礎。實踐表明,只有開放高校檔案信息,“使‘死檔案’變成‘活信息’,提供給利用者廣泛地、反復地、多角度、全方位、連續不斷地利用,才能轉化為物質形態的生產力”[1]。高校檔案載述著學校自建立以來的成長史,被喻為高校的紀念碑。在信息化持續發展的今天,開放高校檔案的重要性不斷要求高校檔案機構進行“自我充電”,提升自我發展的層次,使高校檔案館由過去的收集、保存工作轉向系統化、規?;靨峁┑蛋負頭窆ぷ?。否則,高校檔案信息成為孤本,這與信息公開化背景下信息的動態交流相矛盾,這樣便不能滿足廣大高校檔案利用的需求。同時,封閉高校檔案信息影響人們全面認識一所學校的輝煌和經驗,也就無從推動學校工作的進一步開展。因此,開放高校檔案是信息時代高校檔案事業的助力器,是高校檔案工作的發動機。

(二)信息公開下高校檔案管理開放性的基本原則

1.正確處理高校檔案開放與保密關系的原則。對高校的檔案管理工作而言,檔案的開放與保密之間的關系不容小覷。高校保存檔案的目的是服務高校發展,充分體現檔案在促進高校教師科研與教學,學生學習和生活等方面的作用。但同時,高校的檔案有相當一部分屬于國家機密。因此,高校檔案的開放和利用是有前提的,這是關乎國家安危的大事。故而,應當按照國家有關規定開放高校檔案信息,嚴守國家機密,同一切失密和泄密的現象做斗爭。根據我國《高等學校檔案管理辦法》第二十七條的相關規定,“涉及國家秘密的;涉及專利或者技術秘密的;涉及個人隱私的;檔案形成單位規定限制利用的”的檔案不對外公布。當然,由于檔案的生命周期特征和價值特征,高校檔案的保密狀態是動態的,是隨著時代和形勢的發展變化而發生調整的。2.確保檔案實體安全的原則。信息化在各行業不斷普及,不少高校的檔案管理率先實現了數字化。當檔案信息逐步錄入計算機后,大量的數據便會演變成為一個數據庫,這為高校檔案的安全保存在系數上和時間上提供了有效的技術支持。然而,對于一些年代久遠的高校檔案材料,出于技術、材質或機密程度等原因,存在消耗期限,因此,一些檔案材料的使用壽命是有限的。在高校檔案信息趨于公開的形勢之下,部分檔案材料因受到自身制成材料,某些人為使用因素或保存環境有限的影響,逐漸缺失破損,可能不再有被公開利用的價值。所以,在高校檔案公開的情況下,為確保檔案再利用的價值,應正確處理好檔案的實體安全問題。對于一些已經出現破損但能夠進行數字化處理的檔案,應盡快采用數據錄入。對于那些不能采用數字化保存的檔案,在確保原件安全的前提下,通過掃描或復制,向公眾提供復本開放。3.高校檔案開放的及時性原則。美國檔案學專家弗·埃文斯認為:“信息時代最使人驚奇和令人遺憾的方面之一是檔案這種記錄信息的最古老而持久的形式,雖然對于每個國家和每個民族都是唯一的和至關重要的,卻仍然很少為人們所知道和了解,因而這個信息資源從總體上說,還很少得到有效的利用?!盵2]隨著信息公開的全面實施,高校檔案機構理應響應國家號召,將那些已經度過檔案封閉期的檔案及時向利用者公布。畢竟檔案信息資源具有一定的生命周期,如果高校檔案機構錯過提供檔案信息的最佳時機,將直接降低高校檔案被利用的價值,導致檔案保存意義受到影響。

二、信息公開下高校檔案管理開放的路徑

在信息公開的“生態環境”日益良好的背景下,作為信息集散地的高校檔案機構,是信息開放的積極參與者和執行人。最大限度地滿足利用者對高校檔案資源的使用需求,成為當前高校檔案機構亟待解決的問題。顯然,制定行之有效的管理開放對策,尤其是在信息公開的背景下,必定推動高校檔案機構開放利用的長遠發展。

(一)制定信息密級標準

在前文中,我們已經論述了,高校檔案的公開與保密是相互協調的關系。保密的最終目的,同樣是推動檔案資源的合理利用。為了推動信息公開背景下高校檔案,各高校應在維護國家安全的基礎上,制定信息密級標準,為信息公開提供參照標準。信息密級標準主要指的是高校檔案管理機構針對不同的檔案文件決定是否公開和對哪些有限的人公開。其中,密級標準主要取決于檔案信息本身的內容。同時,信息密級標準不是固定不變的,它應依據時間年限和時代形勢的發展變化而進行適當的調整。

(二)確定高校檔案開放的起始時間

《中華人民共和國檔案法實施辦法》中規定,關于檔案開放的起始時間:經濟、科學、技術、文化等方面的檔案在不觸及國家安全和國家機密的情況下可以隨時向社會開放。由于高校檔案機構中的多數檔案均屬此行列,是否均可以直接進行開放,是目前高校檔案工作人員面臨的一大難題。具體來說,在高??毆ぷ韉氖凳┕討?,針對可開放的檔案內容的規定仍留下不少空白,哪些屬于機密性檔案,進行鑒定和開放的責任歸屬問題,在鑒定模糊的情況下是否有必要直接進行延期開放等問題,導致高校檔案開放的可操作性十分有限。

(三)檔案工作人員務必做好檔案開放的服務工作

高校的檔案公開工作有著極強的服務性質。作為檔案開放工作的直接參與者,尤其在信息公開的大背景下,高校檔案工作人員要以服務為己任,以高標準的服務為宗旨,努力做好高校檔案的公開工作與信息利用者之間的潤滑工作。眾所周知,高校檔案機構留存的檔案數目極大、種類繁多,因而檔案工作比較復雜和煩瑣,加之各類利用者對檔案資源的使用情況大不相同,這就要求高校檔案工作人員必須具備高度的責任感,基于政府信息公開當中“以人為本”的理念,轉變長期以來保守的檔案價值觀念,依據本高校檔案機構保存檔案的性質、內容、范圍等特點,具體安排檔案公開的工作。在高校檔案信息基礎設施進一步完善的前提下,電子文件管理、館藏數字化和檔案信息網絡服務成為高校檔案發展的三大主線。時代對高校檔案機構管理人員的職業技能不斷提出新要求,因此,為了確??燜儆行У叵蚶謎嚀峁┳ㄒ禱母咝5蛋感畔⒎?,高校檔案工作人員還應積極展開“自我充電”,確?!霸擻檬熗返男畔⒓際鹺圖撲慊寄芾┐蟮蛋縛糯ネ揪?,面對電子文件的收集、整理和開放,檔案工作人員還需要學習數據庫及數據庫管理系統、計算機檢索、網路技術及基本的設備配置知識,為檔案開放利用工作的進一步發展做好充分準備”[3]。

三、結論

本文通過分析信息公開背景下高校檔案開放工作目前面臨的主要問題,重點探究了高校檔案管理開放性的多維價值和基本的檔案開放原則,提出了高校檔案管理開放性的具體實施路徑,以期促進信息公開環境中高校檔案機構開放性發展。

參考文獻:

[1]陳智為等.檔案管理學:第3版[M].北京:中國人民大學出版社,2008:25.

[2][美]弗蘭克·B.埃文斯.檔案展望[J].檔案學參考,1985,(1).

[3]張曉蕾.政府信息公開背景下的檔案開放利用研究[D].哈爾濱:哈爾濱工程大學,2014.64

作者:鄭淇 單位:黑龍江大學

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